Lorsqu’on pense au métier de psychologue, de psychothérapeute ou de sexologue, on pense naturellement aux consultations, donc spécifiquement à l’accompagnement et au travail clinique.
Pourtant, une part importante de notre quotidien professionnel se déroule aussi en dehors des séances : créer et tenir à jour les dossiers patients, retrouver ses notes, organiser les consultations, gérer les paiements et les rendez-vous annulés, établir des attestations, garder une trace des échanges avec d’autres prestataires de soins, suivre son activité financière ou encore distinguer les activités soumises à la TVA de celles qui en sont exemptées.
Au fil des années, je me suis rendu compte que ces différentes tâches finissaient souvent par être réparties entre plusieurs outils, documents ou méthodes de travail. Cette dispersion représentait une réelle perte de temps et d’énergie, tout en compliquant la vision d’ensemble de ma pratique.
C’est de ce constat qu’est progressivement né Practimium, un logiciel pensé spécifiquement pour la pratique quotidienne des psychologues et thérapeutes.
Un besoin né directement de ma pratique clinique
Practimium n’est pas né au départ comme un projet commercial. L’idée était beaucoup plus simple : créer un outil qui simplifie ma gestion administrative, qui me permette de mieux suivre mes différentes activités et qui me fasse gagner du temps et de l’énergie sur les tâches que je trouve les moins intéressantes dans ma pratique. Ceux et celles qui me connaissent savent que je ne manque ni d’énergie ni d’idées. La gestion de mes multiples activités représente donc un véritable défi.
Après plusieurs années de pratique comme psychologue, psychothérapeute et sexologue, j’avais construit mon organisation autour de différents supports : dossiers patients, notes de consultation, agenda, suivi des paiements, documents administratifs et outils de gestion.
Chacun répondait à un besoin particulier, mais aucun ne me permettait de retrouver facilement une vision globale de ma pratique.
L’objectif a donc été de construire progressivement un outil unique, à partir de mes besoins réels et en le mettant à l’épreuve de ma pratique quotidienne pendant plusieurs mois. Practimium s’est enrichi au fil de son utilisation, jusqu’à devenir suffisamment complet pour que nous commencions à envisager de le proposer à d’autres professionnels.
Centraliser le dossier patient sans standardiser la pratique clinique
Le dossier patient occupe naturellement une place centrale dans Practimium. Pour les psychologues cliniciens en Belgique, sa tenue est encadrée par des obligations spécifiques. La Commission des Psychologues présente les principaux éléments du dossier patient, ainsi que les règles relatives à sa conservation et à l’accès du patient.
Chaque patient dispose de son propre espace, dans lequel le thérapeute peut retrouver les informations utiles à son accompagnement, l’historique des consultations ainsi que, s’il le souhaite, les notes cliniques associées.
L’ajout de notes reste volontaire. Le professionnel peut utiliser Practimium pour structurer le suivi administratif de ses patients sans nécessairement y intégrer immédiatement l’ensemble de son contenu clinique.
Le logiciel permet également de conserver les coordonnées d’autres prestataires de soins ou professionnels impliqués dans le suivi, afin de retrouver plus facilement les informations utiles lorsqu’une coordination est nécessaire.
L’objectif reste de préserver la liberté clinique de chacun. Chaque psychologue conserve sa manière de rédiger, de structurer ses suivis et d’organiser son travail.
Pour les professionnels qui comparent plusieurs solutions, voici les critères à examiner pour choisir un logiciel de dossier patient pour psychologue.
Practimium est conçu pour s’adapter à la pratique du professionnel, et non l’inverse.
Suivre ses consultations plus facilement
Une prestation ne se résume pas à une simple consultation encodée dans un agenda.
Dans Practimium, chaque consultation peut notamment être associée à :
- une date et une heure ;
- un type de consultation ;
- son statut ;
- une éventuelle annulation ;
- le montant du paiement, qui peut varier selon l’activité ;
- un mode de paiement ;
- le statut du paiement ;
- des notes liées à la séance, si le professionnel souhaite les ajouter.
Ces informations permettent de retrouver rapidement l’historique d’un patient et d’avoir une vision plus claire de l’activité du cabinet.
Ces données restent reliées entre elles dans un même environnement, ce qui évite de naviguer entre plusieurs fichiers ou applications et permet de conserver une vision plus structurée de l’activité du cabinet.
Faciliter les attestations et le suivi administratif
Certaines tâches administratives reviennent régulièrement dans notre pratique et prennent, mises bout à bout, beaucoup de temps.
La création d’attestations en est un bon exemple.
Practimium permet de faciliter leur préparation à partir des informations déjà présentes dans le dossier et les consultations, ce qui évite de réencoder plusieurs fois les mêmes données.
Le même principe s’applique au suivi des paiements, des rendez-vous annulés ou encore à la gestion des informations nécessaires au suivi financier.
L’objectif n’est pas de supprimer l’administratif, qui reste une composante incontournable de notre activité, mais de le rendre plus fluide, plus lisible et plus facile à suivre.
Des données conservées localement sur l’ordinateur
La question de la confidentialité a occupé une place centrale dans la réflexion autour de Practimium.
Les dossiers psychologiques contiennent des informations particulièrement sensibles. Nous avons donc choisi un fonctionnement différent de nombreux logiciels accessibles directement depuis un navigateur : Practimium s’installe sur l’ordinateur du professionnel et les données restent stockées localement.
Il n’existe pas de base de données cloud Practimium contenant les dossiers patients.
Les informations cliniques restent ainsi sur l’ordinateur utilisé par le professionnel.
Ce choix implique également une responsabilité : le psychologue doit veiller à la sécurité de son ordinateur et à la mise en place de sauvegardes appropriées.
Cette architecture correspond à une volonté présente dès le départ : conserver au maximum la maîtrise des données liées aux patients.
Un logiciel appelé à évoluer avec la profession
Practimium a été développé à partir de situations réellement rencontrées dans ma pratique, et cette proximité avec le terrain reste au cœur de son évolution.
Les pratiques professionnelles, les obligations légales et les exigences relatives aux données de santé évoluent. Le logiciel devra donc lui aussi continuer à évoluer.
Notre volonté est de suivre les changements réglementaires et professionnels qui concernent les psychologues et d’adapter progressivement Practimium lorsque cela est nécessaire, tout en conservant ce qui a motivé sa création : un outil simple, lisible et réellement utile au quotidien.
Dans cette logique, les retours des professionnels qui utilisent Practimium sont non seulement les bienvenus, mais également encouragés. Chaque pratique possède ses particularités, ses habitudes et ses contraintes. Recueillir des expériences différentes permet donc d’identifier plus finement les besoins rencontrés sur le terrain, les difficultés récurrentes et les améliorations qui pourraient réellement faciliter le quotidien.
L’objectif est que Practimium puisse continuer à se développer au contact de celles et ceux qui l’utilisent, en restant au plus proche de la réalité de la pratique professionnelle plutôt qu’en évoluant uniquement à partir d’une vision théorique du métier.
De mon cabinet à celui d’autres psychologues
Voir aujourd’hui Practimium proposé à d’autres professionnels est assez particulier, car cet outil avait initialement été imaginé pour répondre à mes propres besoins.
C’est en constatant combien il avait amélioré la gestion de mon cabinet que nous avons commencé à envisager de le rendre accessible à d’autres psychologues.
Practimium reste donc avant tout le résultat d’une réflexion très concrète autour de la pratique : comment mieux organiser ses dossiers patients, suivre ses consultations, faciliter ses attestations, centraliser son administratif et conserver une vision claire de son activité sans multiplier les outils ?
Pour découvrir le projet, son fonctionnement et le pilote actuellement proposé, vous pouvez découvrir Practimium, le logiciel de gestion pour psychologues.